1. Om Care System
Care System är en molnbaserad verksamhetsplattform för vård- och omsorgsverksamheter. Plattformen samlar verksamhetens centrala processer i ett gemensamt system och stödjer hela verksamheten – från rekrytering och personaladministration till planering, genomförande, dokumentation och kvalitetsuppföljning.
Care System omfattar bland annat funktioner för:
- HR och personaladministration
- rekrytering samt hela medarbetarresan – från preboarding och onboarding till offboarding
- schemaläggning och bemanning
- kundplanering
- dokumentation och journalföring
- avvikelsehantering
- kvalitetsuppföljning
- intern kommunikation mellan medarbetare
- säker extern kommunikation med kunder och anhöriga när kunden har lämnat sitt samtycke eller när annan rättslig grund finns.
Plattformen kan användas via webbapplikation och mobilapplikation.
Denna integritetspolicy beskriver hur CS Sverige AB behandlar personuppgifter i samband med att Care System används.
Vi behandlar personuppgifter med respekt för den personliga integriteten och i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (GDPR) samt annan tillämplig lagstiftning.
2. Personuppgiftsansvarig
Personuppgiftsansvarig för de behandlingar som beskrivs i denna integritetspolicy är:
CS Sverige AB
Organisationsnummer: 559582-9861
Gustaf de Lavals väg 13
131 60 Nacka
E-post: info@caresystem.se
Webbplats: www.caresystem.se
3. Personuppgiftsansvarig eller personuppgiftsbiträde?
Care System används av företag och organisationer inom vård- och omsorgssektorn.
Den organisation som använder Care System är normalt personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas i den egna verksamheten.
CS Sverige AB behandlar då personuppgifterna som personuppgiftsbiträde och endast enligt den personuppgiftsansvariges dokumenterade instruktioner och gällande personuppgiftsbiträdesavtal.
CS Sverige AB är samtidigt personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter som avser exempelvis:
- administration av kundrelationen
- supportärenden
- avtalsadministration
- fakturering
- administration av användarkonton
- drift, informationssäkerhet och vidareutveckling av Care System.
4. Vilka personuppgifter behandlar vi?
Beroende på hur Care System används kan följande kategorier av personuppgifter behandlas.
Identitets- och kontaktuppgifter
- namn
- personnummer (vid inloggning med BankID)
- telefonnummer
- e-postadress
- arbetsgivare
- befattning
- profilbild (frivilligt)
Inloggnings- och säkerhetsuppgifter
- autentisering via BankID genom Idura
- användar-ID
- inloggningstid
- IP-adress
- enhetstyp
- operativsystem
- säkerhetsloggar
- behörigheter
Arbetsrelaterade uppgifter
- arbetsschema
- arbetstid
- frånvaro
- kundbesök
- dokumentation
- journalanteckningar
- avvikelser
- kvalitetsuppföljningar
Kommunikation
När Care Systems kommunikationsfunktioner används kan personuppgifter behandlas i:
- interna meddelanden mellan användare
- kommunikation med kunder
- kommunikation med anhöriga när kunden har lämnat sitt samtycke eller när annan rättslig grund finns.
Bilder och dokument
Användaren kan själv välja att ladda upp exempelvis:
- profilbild
- fotografier
- dokumentation från kvalitetsuppföljningar
- dokumentation av avvikelser
- bilder på skador på företagsfordon
- utbildningsbevis
- certifikat
- diplom
- andra dokument som verksamheten väljer att registrera.
5. Varför behandlar vi personuppgifter?
Personuppgifter behandlas för att:
- tillhandahålla och administrera Care System
- möjliggöra säker autentisering och åtkomst till plattformen
- planera, genomföra och följa upp verksamheten
- dokumentera vård- och omsorgsinsatser
- hantera intern och extern kommunikation
- genomföra kvalitetsuppföljning och verksamhetsutveckling
- förebygga obehörig användning och säkerhetsincidenter
- uppfylla rättsliga skyldigheter och våra avtalsförpliktelser.
Vi behandlar endast de personuppgifter som är nödvändiga för respektive ändamål.
6. Rättslig grund för behandlingen
Beroende på behandlingens syfte behandlas personuppgifter med stöd av en eller flera av följande rättsliga grunder:
- fullgörande av avtal
- rättslig förpliktelse
- berättigat intresse
- samtycke, när detta krävs enligt lag.
7. Säker autentisering
Care System använder säker autentisering genom BankID via identitetsleverantören Idura.
Syftet är att säkerställa att endast behöriga användare får åtkomst till plattformen och att användarnas identitet kan verifieras på ett säkert sätt.
8. Kamera
Care System kan använda enhetens kamera när användaren själv väljer detta.
Kameran kan exempelvis användas för att:
- ta eller uppdatera en profilbild
- dokumentera kvalitetsuppföljningar
- dokumentera avvikelser
- dokumentera skador på företagsfordon
- ladda upp utbildningsbevis, certifikat eller diplom
- bifoga bilder i dokumentation eller meddelanden.
Care System aktiverar aldrig kameran automatiskt.
9. Platsinformation
Care System kan använda platsinformation när en användare registrerar arbetstid eller kundbesök, under förutsättning att organisationen har aktiverat funktionen.
Platsinformationen används för att verifiera registreringen och ge verksamheten ett korrekt underlag för uppföljning och kvalitetssäkring.
Platsinformation används inte vid registrering av sjukfrånvaro, VAB, semester eller annan administrativ frånvaro.
Care System använder inte kontinuerlig platsövervakning eller spårning av användare.
10. Pushnotiser
Mobilapplikationen använder pushnotiser för att informera användaren om nya meddelanden.
Pushnotiser används inte för marknadsföring.
11. Hur länge sparar vi personuppgifter?
Vi sparar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för de ändamål som anges i denna integritetspolicy, eller så länge det krävs enligt lag.
Följande lagringstider tillämpas:
- Kontouppgifter: uppgifter kopplade till ett användarkonto (namn, kontaktuppgifter, behörigheter och profilbild) sparas så länge kontot är aktivt och raderas eller anonymiseras senast 90 dagar efter att kontot har avslutats, om inte längre lagring krävs enligt lag.
- Inloggnings- och säkerhetsloggar: sparas i högst 12 månader och raderas därefter automatiskt.
- Verksamhetsdata som behandlas på uppdrag av kundorganisationer: (exempelvis schema, dokumentation, journalanteckningar och avvikelser) sparas enligt den personuppgiftsansvariga organisationens instruktioner och gällande personuppgiftsbiträdesavtal. När avtalet upphör raderas eller återlämnas uppgifterna i enlighet med avtalet.
- Social dokumentation enligt socialtjänstlagen (2025:400): uppgifter i personakter (exempelvis genomförandeplaner och social dokumentation inom hemtjänst) bevaras och gallras därefter två år efter den sista anteckningen hos privata utförare, respektive fem år hos kommunala utförare, om inte annat följer av lag.
- Dokumentation om missförhållanden (lex Sarah): rapporter och utredningar bevaras och gallras fem år efter den sista anteckningen.
- Journalhandlingar enligt patientdatalagen: bevaras i minst 10 år efter att den sista uppgiften fördes in, när hälso- och sjukvårdsinsatser dokumenteras i plattformen.
- Räkenskapsinformation: sparas i 7 år enligt bokföringslagen.
- Supportärenden och avtalsadministration: sparas under kundrelationen och raderas senast 24 månader efter att kundrelationen har upphört, om inte längre lagring krävs enligt lag.
När lagringstiden har löpt ut raderas personuppgifterna permanent eller anonymiseras så att de inte längre kan kopplas till en enskild person.
12. Radering av personuppgifter
Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas. Så här går du tillväga:
- Skicka din begäran via e-post till info@caresystem.se med rubriken "Begäran om radering". Ange ditt namn och vilken organisation du tillhör så att vi kan verifiera din identitet.
- Om dina uppgifter behandlas på uppdrag av din arbetsgivare eller en annan organisation (som då är personuppgiftsansvarig) kan du även vända dig direkt till den organisationen. Vi bistår organisationen med att genomföra raderingen.
Vi bekräftar mottagandet av din begäran och genomför raderingen utan onödigt dröjsmål, senast inom en månad, i enlighet med GDPR.
Observera att vissa uppgifter inte kan raderas omedelbart om vi enligt lag är skyldiga att spara dem, exempelvis social dokumentation enligt socialtjänstlagen, journalhandlingar enligt patientdatalagen eller räkenskapsinformation enligt bokföringslagen. Sådana uppgifter raderas när den lagstadgade lagringstiden har löpt ut. Vi informerar dig i så fall om vilka uppgifter som omfattas och varför.